Che sia per un meeting oppure per un party, uno dei fattori di successo dell’iniziativa risiede nel saper come scegliere la location per un evento aziendale.

Ci sono diversi aspetti da valutare. E se la bellezza della location è un biglietto da visita importante per il vostro evento, non sottovalutate altri aspetti tecnici della questione.

La posizione giusta

Prima di entusiasmarvi per arredi, interni e spazi, calcolate dove si trova la location che state valutando. Non costringete i vostri invitati a lanciarsi in viaggi verso mete tante piacevoli quanto difficilmente raggiungibili; se si tratta di un evento di lavoro, la bellezza del luogo può anche passare in secondo piano.

Un elemento importante da tenere presente è la facilità di parcheggio, o la possibilità di arrivare comodamente con i mezzi pubblici. Se si tratta di un meeting di livello internazionale, tenete conto anche dei collegamenti con gli aeroporti.

Non è necessario che la location prescelta sia nelle vicinanze della vostra sede. I partecipanti si sposteranno appositamente per l’evento, e quindi è impossibile individuare un luogo che sia comodo per tutti. Inoltre, anche se è un evento fra colleghi, spostarsi dalla sede solita è un piacevole diversivo e permetterà di considerare l’evento come altro rispetto alla routine dell’ufficio.

Lo spazio adeguato

Scegliere una location che abbia lo spazio adatto a contenere tutti gli ospiti può non essere semplice, se non avete un numero certo di partecipanti. La soluzione che può apparire ovvia, ovvero scegliere comunque una sala di grandi dimensioni, ha delle controindicazioni; non solo rischia di superare il budget e limare i vostri profitti, ma una sala mezza vuote può dare l’impressione che l’evento non sia riuscito.

La cosa migliore è avere una stima dei partecipanti e prenotare una location che li ospiti più che comodamente. In questo modo, avrete la possibilità di accogliere qualche adesione anche all’ultimo minuto. Se invece avrete meno iscritti del previsto, potrete ovviare facilmente riempiendo gli spazi con qualche accortezza in fase di allestimento; un tavolo con acqua e caffè omaggio o qualche pianta daranno l’idea di una sala piena e accogliente.

Per evitare di trovarvi in difficoltà all’ultimo momento, affidate a una organizzazione eventi Milano, che sicuramente conoscerà diverse location e saprà consigliarvi per il meglio.

Budget e sopralluoghi

La migliore delle organizzazioni parte col piede giusto in fase di progettazione, e uno dei capitoli più importanti è il budget. Prima di innamorarvi di un agriturismo dal gusto rustico o di una sala elegante in centro città, dovete sapere qual è la cifra che potete spendere.

Nel budget, mettete anche in conto le spese per il sopralluogo. Qualora la sede fosse vicina al luogo di lavoro, il costo sarà quasi zero. Ma se volete una location un po’ lontana, e dovete prenotare anche catering per pranzi o buffet, l’impegno economico salirà.

Costi per trasporto e assaggi, oltre alle ore di lavoro investite, vanno messe a preventivo. Ed è più che probabile che le ‘trasferte’ saranno più di una, per mettere a confronto le diverse località. Ma conviene fare un viaggio in più che accontentarvi di foto e descrizioni, questo almeno che non provengano da esperienza diretta di chi conosce nel dettaglio le vostre esigenze.